En 30 segundos. Registrar la jornada ya es obligatorio desde 2019, pero hoy vale cualquier forma: una hoja firmada, un Excel o una app. El Real Decreto del registro horario digital cambia eso: el registro tendrá que ser digital, cada persona tendrá que fichar ella misma, ningún cambio podrá hacerse en silencio y la Inspección de Trabajo podrá consultarlo al momento, también a distancia. Entra en vigor 20 días después de publicarse en el BOE, y el borrador no da más plazo para adaptarse. Si hoy lo llevas en papel o en Excel, conviene cambiar antes.
Lo que ya es obligatorio hoy
Desde mayo de 2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa con trabajadores a registrar cada día la hora de entrada y de salida de cada persona, a guardar ese registro 4 años y a tenerlo a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
La ley no dice cómo hacerlo, así que hoy valen una hoja de papel firmada, un Excel o una aplicación, siempre que el sistema sea fiable. No registrar la jornada es una infracción grave: hoy, de 751 a 7.500 €.
Qué cambia con el Real Decreto
Según el borrador del Ministerio de Trabajo, el registro de jornada:
- Tiene que ser digital. Se acaban el papel y las hojas de cálculo que cualquiera puede cambiar.
- Lo hace cada persona, directamente. Nada de que el encargado rellene las horas de todos al final de la semana.
- Recoge más datos que la entrada y la salida: las pausas que no son trabajo, los tiempos de espera o de disponibilidad, si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias (y si las extra se pagan o se compensan con descanso) y si la jornada es presencial o a distancia.
- No se puede cambiar en silencio. Cada modificación tiene que quedar registrada: qué se cambió, quién y si hubo desacuerdo. Ningún fichaje se puede modificar solo por una de las partes.
- La Inspección puede consultarlo al momento y a distancia, sin desplazarse al centro de trabajo.
- Se guarda 4 años, en formatos que se puedan leer y exportar.
Lo que no cambia: las multas. El borrador no las modifica (eso necesita una ley), pero con un registro digital a la vista de la Inspección es mucho más fácil detectar quién no cumple.
Cuándo entra en vigor
A 11 de noviembre de 2026, el Real Decreto todavía no está aprobado. El Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo y el Gobierno lo aplazó en julio, pero ha dicho que quiere aprobarlo antes de las elecciones del 29 de noviembre.
Cuando se publique en el BOE, entrará en vigor a los 20 días. El borrador no da un periodo de adaptación más largo, así que en la práctica tendrás tres semanas para cambiar de sistema. Actualizaremos este artículo con el texto definitivo en cuanto salga.
Qué hacer si hoy fichas en papel o en Excel
- Elige un sistema digital en el que cada persona fiche ella misma, con la hora del servidor y no la que alguien escriba.
- Comprueba que ningún fichaje se pueda borrar ni cambiar sin dejar rastro, y que las correcciones queden con quién, cuándo y por qué.
- Asegúrate de que puedes dar acceso a la Inspección sin tener que preparar nada: que pueda entrar y consultarlo.
- Guarda el registro antiguo (el papel o el Excel) hasta que se cumplan 4 años: sigue siendo tu prueba de esos años.
- Informa a la plantilla de cómo va a fichar y, si el sistema usa la ubicación, de cuándo se toma.
- Empieza ya. Tres semanas son poco para que todo el equipo se acostumbre, sobre todo si trabaja fuera de una oficina.
Cómo lo resuelve Regitap
Regitap está hecho para el registro digital:
| Lo que pide el Real Decreto | En Regitap |
|---|---|
| Registro digital | Sí: app, web y WhatsApp |
| Cada persona ficha ella misma | Sí, con un toque y con la hora del servidor |
| Pausas | Sí: Pausa y Vuelvo |
| Horas extra | Sí: el exceso de cada día y el resumen mensual |
| Cambios con rastro | Sí: nada se borra, el original se conserva |
| Acceso de la Inspección a distancia | Sí: acceso de solo consulta |
| Conservar 4 años y exportar | Sí: PDF y Excel |
El registro de Regitap no se puede alterar: cada fichaje va encadenado al anterior con una huella digital, así que cualquier cambio hecho por fuera de la app se detecta. Cuando alguien se equivoca, pide la corrección con su motivo, la empresa la revisa y queda todo guardado, también el fichaje original.
Para la Inspección o los representantes de la plantilla, la empresa da un acceso de solo consulta desde Ajustes: ven y descargan el registro de todo el equipo, sin poder cambiar nada, y cada descarga queda anotada.
Ajustaremos lo que haga falta (por ejemplo, cómo se marcan los tiempos de espera o la jornada a distancia) en cuanto se publique el texto definitivo, sin coste para ti.
Y para quien trabaja fuera de una oficina y no quiere instalar nada, se puede fichar por WhatsApp: le llega «¿Has llegado?» a su hora y ficha enviando su ubicación (solo en ese momento).
Precio: 1 €/mes + IVA por usuario activo con la app, 3 €/mes + IVA con WhatsApp. Sin mínimos y sin permanencia, con 30 días gratis sin tarjeta.
Preguntas rápidas
¿Vale una hoja de Excel compartida? Hoy sí, si es fiable. Con el Real Decreto, no: tendrá que ser un sistema digital en el que cada persona fiche ella misma y en el que nadie pueda cambiar los datos sin dejar rastro.
¿Afecta a las empresas pequeñas? Sí. El borrador no exime a nadie por tamaño: cualquier empresa con una persona contratada tiene que registrar su jornada. Solo el servicio del hogar tiene una regla más flexible.
¿Tengo que comprar móviles a mi equipo? El borrador no lo dice. Con Regitap basta el móvil de cada persona (app, web o WhatsApp) y no hay que instalar nada si no se quiere.
¿Qué pasa con el registro que ya tengo? Lo sigues guardando hasta cumplir 4 años. El nuevo sistema empieza a contar desde que lo uses.
Este artículo resume el borrador del Real Decreto y la información pública sobre su tramitación a 11 de noviembre de 2026. No es asesoramiento legal: el texto definitivo puede cambiar y tu asesoría laboral es quien mejor puede ayudarte con tu caso.